Event Man 1 — L'organizzazione di un evento da 100 | eventman1.com
Il catering si stima in pezzi e bottiglie: 6-8 pezzi la prima ora, 2-3 pezzi per ogni ora successiva, una bottiglia ogni 4-5 persone.
Il catering per un evento in piedi si stima in pezzi: 6-8 pezzi di finger food a persona nella prima ora, quando l'appetito è massimo, e 2-3 pezzi per ogni ora successiva. È la curva di consumo standard dei ricevimenti.
Applicata a un evento di tre ore, la curva dà 10-14 pezzi a persona: per 100 invitati significa ordinare 1.000-1.400 pezzi. Se l'evento dura quattro ore si aggiungono altri 2-3 pezzi a testa, arrivando a 12-17 pezzi a persona e 1.200-1.700 pezzi complessivi.
Le bevande si contano in bottiglie da 750 ml: una ogni 4-5 persone copre tre ore di evento. Per 100 persone fanno 20-25 bottiglie; per 50 ne bastano 10-13; per 150 ne servono 30-38. Il brindisi si conta a parte, sui calici: una bottiglia riempie 6 calici da 125 ml, quindi 100 calici richiedono 17 bottiglie.
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Sui grammi per portata non esiste uno standard universale: il peso delle porzioni dipende dal menu, dal fornitore e dal mix tra piatti freddi e caldi. In fase di stima l'unità affidabile resta il pezzo per il finger food e la bottiglia per le bevande; i grammi entrano in gioco solo a menu chiuso, quando il fornitore trasforma i pezzi in ordini di cucina.
La conservazione ha numeri di legge: il regolamento (CE) n. 852/2004 impone di raffreddare i cibi da 60 a 21 °C entro 2 ore e da 21 a 8 °C entro le 4 ore successive, e di mantenere il caldo oltre i 63 °C. Per il buffet significa fonti di calore sotto i piatti caldi e ritiro rapido di ciò che avanza.
L'errore tipico è lasciare il buffet a temperatura ambiente per tutta la serata: tra 8 e 63 °C la carica batterica cresce rapidamente, e la finestra delle 2 ore non è un consiglio ma il vincolo operativo. Chi organizza dovrebbe chiedere al fornitore come intende rispettare queste temperature prima di chiudere l'accordo. Per sapere quante persone saranno effettivamente presenti, il riferimento è la pagina sulla timeline (/event-planning-timeline); per lo spazio occupato dal buffet, la pagina su spazi e posti (/event-space-and-seating).
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