Event Man 1 — L'organizzazione di un evento da 100 | eventman1.com
Quattro scadenze fisse scandiscono i preparativi: 6 mesi, 8 settimane, 3-4 settimane e 7-10 giorni prima dell'evento.
La pianificazione di un evento da 100 persone si costruisce a ritroso dal giorno stabilito, perché ogni scadenza alimenta la successiva. Quattro date fisse coprono l'intero percorso: 6 mesi, 8 settimane, 3-4 settimane e 7-10 giorni prima.
Sei mesi prima si invia il save the date: un preannuncio informale che blocca la data nell'agenda degli invitati. Inviarlo più tardi significa competere con impegni già presi, e per un evento da 100 persone anche un 15% di defezioni in più sposta i conti di sala e catering.
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Otto settimane prima partono gli inviti ufficiali, con la data limite di risposta scritta esplicitamente. Un invito senza scadenza RSVP produce risposte sparse fino all'ultimo giorno e rende impossibile chiudere i numeri in tempo utile.
Tre-quattro settimane prima si chiudono le conferme: chi non ha risposto va ricontattato uno a uno, perché i silenziosi si dividono tra chi non verrà e chi si presenterà senza aver avvisato. Solo a questo punto esiste un numero affidabile di partecipanti.
Sette-dieci giorni prima il numero finale dei coperti va al catering: è il dato su cui si rifanno tutti i conti — metri quadri, tavoli, pezzi di finger food, bottiglie — descritti nelle pagine su spazi (/event-space-and-seating) e quantità (/catering-quantities). Confermare un numero tondo di comodo invece del conteggio reale significa pagare cibo che nessuno mangerà o, peggio, trovarsi scoperti.
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